Hỏi: Cơ quan nhà nước có trách nhiệm cập nhật tình trạng giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin cho người yêu cầu hay không?
Trả lời: Luật Tiếp cận thông tin không quy định trách nhiệm của cơ quan nhà nước phải cập nhật tình trạng giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin cho người yêu cầu cung cấp thông tin. Luật chỉ quy định khi công dân gửi phiếu yêu cầu cung cấp thông tin đến cơ quan nhà nước, thì cơ quan nhà nước có trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu cung cấp thông tin và vào sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu (được lập bằng cả bản giấy và bản điện tử).
Sổ theo dõi cung cấp thông tin theo yêu cầu được xây dựng giúp cho việc theo dõi tình trạng cung cấp thông tin của từng người yêu cầu. Sau khi gửi yêu cầu cung cấp thông tin, nếu phiếu yêu cầu cung cấp thông tin chưa đầy đủ, chưa rõ ràng các nội dung quy định tại Khoản 2 Điều 24 của Luật, thì cơ quan cung cấp thông tin có trách nhiệm hướng dẫn người yêu cầu bổ sung. Trường hợp thông tin được yêu cầu không thuộc trách nhiệm cung cấp thì cơ quan nhận được yêu cầu phải thông báo và hướng dẫn người yêu cầu đến cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin.
Khi nhận được yêu cầu cung cấp thông tin hợp lệ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm cung cấp thông tin thông báo về thời hạn, địa điểm, hình thức cung cấp thông tin; chi phí thực tế để in, sao, chụp, gửi thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax (nếu có) và phương thức, thời hạn thanh toán; thực hiện việc cung cấp thông tin theo trình tự, thủ tục quy định.
Như vậy, mặc dù công dân không được nhận thông báo thường xuyên về tình trạng giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin nhưng sẽ nhận được thông báo về việc cung cấp thông tin với thời hạn cụ thể. Việc theo dõi tình trạng giải quyết yêu cầu cung cấp thông tin thuộc trách nhiệm của cơ quan cung cấp thông tin nhằm bảo đảm việc cung cấp thông tin cho công dân được đúng hạn.
Hỏi: Khi nào thì có thể xác định được “thông tin phức tạp, không có sẵn”, “thông tin đơn giản, có sẵn”? Trách nhiệm của cơ quan nhà nước phải “cung cấp ngay thông tin” được hiểu như thế nào trong điều kiện không có cán bộ chuyên trách cung cấp thông tin?
Trả lời: Việc xác định thông tin đơn giản, có sẵn hay thông tin phức tạp, không có sẵn ảnh hưởng đến thời gian và quy trình cung cấp thông tin đối với từng hình thức cung cấp thông tin. Do đó, cơ quan cung cấp thông tin cần xác định chính xác thông tin mà người yêu cầu đề nghị là thông tin đơn giản, có sẵn hay thông tin phức tạp, không có sẵn. Luật Tiếp cận thông tin không quy định cụ thể “thông tin đơn giản, có sẵn”, “thông tin phức tạp, không có sẵn” được hiểu như thế nào, tuy nhiên, theo tinh thần của Luật thì thông tin đơn giản, có sẵn có thể là các thông tin như sau:
- Thông tin không thuộc phạm vi thông tin quy định tại Điều 6 và Điều 7 Luật Tiếp cận thông tin có trong bản giấy có thể sao chụp được ngay tại trụ sở cơ quan với số lượng ít/có trong bản điện tử thuộc cơ sở dữ liệu thông tin của cơ quan có thể cung cấp được ngay/đã được sao, chụp bằng các hình thức khác nhau và đã từng được cung cấp mà không phải kiểm tra về việc có thuộc thông tin được cung cấp hay không (tựu chung là các thông tin về mặt nội dung và hình thức cung cấp đều có thể cung cấp nhanh chóng và thuận tiện mà không đòi hỏi các công đoạn phân loại thông tin, đánh giá lại thông tin có được cung cấp theo yêu cầu hay không);
- Thông tin mà cán bộ đầu mối có thể bố trí ngay cho người yêu cầu được trực tiếp đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chụp tài liệu tại trụ sở cơ quan.
Thông tin phức tạp, không có sẵn được hiểu là các thông tin sau đây:
- Thông tin mà nội dung cần được cơ quan cung cấp thông tin kiểm tra có thuộc phạm vi thông tin công dân không được tiếp cận quy định tại Điều 6 hoặc thông tin công dân được tiếp cận có điều kiện quy định tại Điều 7 Luật Tiếp cận thông tin;
- Thông tin có trong bản giấy hoặc hình thức chứa đựng thông tin khác nhưng chưa thể sao, chụp được ngay;
- Thông tin được yêu cầu với số lượng khá lớn hoặc được yêu cầu cung cấp nhiều thông tin khác nhau và phải tập hợp từ nhiều nguồn thông tin;
- Thông tin có trong bản điện tử nhưng phải tìm kiếm, tập hợp từ nhiều đơn vị, bộ phận của cơ quan;
- Thông tin cần thiết phải có ý kiến của cơ quan, tổ chức, đơn vị khác để xác định có thể cung cấp được hay không.
Việc cung cấp ngay thông tin cần phải hiểu là tùy theo điều kiện thực tế của mỗi cơ quan và phù hợp với hình thức cung cấp thông tin đó. Ví dụ: người yêu cầu đến trụ sở cơ quan cung cấp thông tin yêu cầu cơ quan cung cấp thông tin bằng hình thức trực tiếp tại trụ sở cơ quan, nếu là thông tin đơn giản, có sẵn thì tùy thuộc vào việc bố trí cơ sở vật chất (phòng và thiết bị đọc, nghe, xem,...) và khả năng đáp ứng của cơ quan cũng như hình thức chứa đựng thông tin, tài liệu mà cơ quan nhà nước bố trí cho người yêu cầu có thể trực tiếp đọc, xem, nghe, ghi chép, chụp tài liệu hoặc cung cấp ngay bản sao, bản chụp cho người yêu cầu. Chẳng hạn, nếu có nhiều người khuyết tật với nhiều dạng tật đều yêu cầu cung cấp thông tin tại trụ sở cơ quan là UBND cấp xã vùng miền núi và cơ quan không đủ điều kiện để bố trí ngay phòng đọc, nghe hay thiết bị nghe - nhìn cho đủ số lượng người yêu cầu thì cơ quan khó có thể cung cấp ngay thông tin; trong trường hợp này, cơ quan nên bố trí sắp xếp lịch hẹn cho mỗi người yêu cầu; hoặc quy chế nội bộ về cung cấp thông tin của cơ quan đã xác định ngày tiếp nhận yêu cầu và cung cấp thông tin tại trụ sở cơ quan vào các sáng thứ 2, thứ 4 và thứ 6 trong tuần thì việc cung cấp ngay thông tin cũng sẽ thực hiện theo quy chế đó. Quy chế nội bộ về cung cấp thông tin của cơ quan cần công khai rộng rãi cho mọi người biết.
Khuyến nghị chung là cơ quan có trách nhiệm cung cấp thông tin nên bố trí thời gian rõ ràng và thời gian trong tuần bố trí nhiều hay ít buổi, tính theo buổi hay theo giờ làm việc cố định trong ngày, trong tuần phụ thuộc vào số lượng yêu cầu cung cấp thông tin của công dân tại trụ sở cơ quan (trên cơ sở đánh giá hàng năm hoặc hàng quý mà có thể điều chỉnh cho phù hợp) và bảo đảm nguyên tắc chung của Luật là tạo thuận lợi cho công dân tiếp cận thông tin và bảo đảm hoạt động bình thường của cơ quan nhà nước.
Hoặc đối với trường hợp cung cấp thông tin qua mạng điện tử, nếu thông tin đơn giản, có sẵn, có thể cung cấp ngay thì chậm nhất là 3 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan nhận được yêu cầu phải cung cấp thông tin cho công dân.
Hoặc đối với trường hợp cung cấp thông tin qua dịch vụ bưu chính, fax, nếu thông tin đơn giản, có sẵn, có thể cung cấp ngay thì chậm nhất là 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được yêu cầu hợp lệ, cơ quan nhận được yêu cầu phải cung cấp thông tin cho công dân.