Chiều 2/6, ông Nguyễn Thanh Hà - Phó Chủ tịch UBND tỉnh Khánh Hòa chủ trì cuộc họp với Văn phòng UBND tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ cùng các ngành, đơn vị liên quan để rà soát tình hình triển khai thí điểm phần mềm Quản lý văn bản và điều hành (mới). Cuộc họp được kết nối trực tuyến với đơn vị tư vấn thiết kế phần mềm.
Quang cảnh cuộc họp. (Ảnh: Bảo Anh).
Thực hiện Kế hoạch số 6351/KH-UBND ngày 13/5/2026 của UBND tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ đã phối hợp với Viettel Khánh Hòa cài đặt, cấu hình phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tại hạ tầng Tập đoàn Viettel; tạo tài khoản người dùng theo cơ cấu tổ chức; phân quyền chi tiết theo vai trò; tổ chức 3 lớp tập huấn, hướng dẫn sử dụng thí điểm phần mềm. Hệ thống đã triển khai các mục chính gồm: Quản lý văn bản đi, văn bản đến, nhiệm vụ, lịch họp, hồ sơ công việc, quản trị và danh mục trên nền tảng web, thiết bị di động và máy tính bảng. Phần mềm cũng được tích hợp chữ ký số bằng USB Token và SIM CA của Ban Cơ yếu Chính phủ.
Phó Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Thanh Hà phát biểu tại cuộc họp. (Ảnh: Bảo Anh).
Từ ngày 18/5 đến nay, Phòng Chuyển đổi số - Cơ yếu (Văn phòng Tỉnh ủy), Văn phòng UBND tỉnh đang vận hành thí điểm phần mềm. Qua đánh giá sơ bộ, các chức năng dành cho văn thư, lãnh đạo, trưởng phòng, chuyên viên và quản trị cơ bản đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ. Đặc biệt, tính năng hỗ trợ bởi trí tuệ nhân tạo (AI) giúp nhận diện, gợi ý và xử lý thông tin nhanh hơn, góp phần giảm thời gian nhập liệu thủ công và nâng cao độ chính xác. Giao diện phần mềm được thiết kế theo mô hình bảng điều khiển (Dashboard) hiện đại, bố trí hợp lý các chức năng thường xuyên sử dụng, tạo thuận lợi cho người dùng.
Các đại biểu nghe đơn vị tư vấn thiết kế trình bày, hướng dẫn các tính năng của phần mềm. (Ảnh: Bảo Anh).
Bên cạnh những kết quả tích cực, quá trình vận hành cũng ghi nhận một số nội dung cần tiếp tục hoàn thiện như: Chức năng chỉnh sửa văn bản trực tiếp trên hệ thống chưa thực sự thuận tiện đối với lãnh đạo; việc thiết lập quy trình, phân quyền còn khá phức tạp đối với nhóm quản trị; một số quy trình xử lý văn bản cần được mở rộng để tăng tính linh hoạt trong xử lý công việc.
Phó Chánh Văn phòng UBND tỉnh Nguyễn Xuân Hải trao đổi về việc triển khai thí điểm phần mềm. (Ảnh: Bảo Anh).
Sau khi nghe ý kiến của các đại biểu và giải đáp từ đơn vị tư vấn thiết kế, kết luận cuộc họp, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Nguyễn Thanh Hà đề nghị Văn phòng UBND tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ tiếp tục phối hợp với đơn vị tư vấn thiết kế hoàn thiện các tính năng của phần mềm. Trong đó, cần thống nhất lại tên các mục trên phần mềm, bảo đảm thể hiện rõ đặc thù từng công việc; thiết lập tài khoản hiển thị riêng theo từng nhóm đối tượng để dễ tìm kiếm, sử dụng. Ông Nguyễn Thanh Hà cũng đề nghị đơn vị tư vấn thiết kế quan tâm, nghiên cứu tích hợp chức năng giao việc, nhắc việc của UBND tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh với các sở, ngành, địa phương. Đồng thời đề nghị các đơn vị công nghệ và các phòng, ban liên quan tiếp tục triển khai thí điểm phần mềm, đóng góp ý kiến để hoàn thiện nội dung, tính năng và cách hiển thị trên phần mềm.
Bảo Anh